Comment mettre en place et configurer des adresses e-mail pour une entreprise?
C’est une question cruciale pour les petites entreprises, mais de nombreux chefs d’entreprise ne savent pas comment en créer une et il n’y a personne vers qui se tourner pour obtenir des conseils. Le fait qu’Internet ne contienne pas beaucoup d’informations à ce sujet n’aide pas non plus.
Ils se contentent donc d’opter pour ce qui leur semble le plus pratique et, le plus souvent, ils paient trop cher pour des fonctionnalités dont ils n’ont même pas besoin.
Parfois, ils choisissent l’option la moins chère (ou gratuite) et utilisent gmail, mais cela entraîne toute une série de problèmes (manque de contrôle, spam, image non professionnelle, etc.).
Meilleur hébergement e-mails
Sur la base du rapport qualité-prix Pour la qualité du service
Remarque
- Les prix indiqués sont basés sur un abonnement de 12 mois avec frais d’adresse IP dédiée inclus.
- Les prix dans cet article sont calculés en utilisant un taux de change de 1 USD pour 0,90 EUR.
Aujourd’hui, nous allons vous présenter certains des meilleurs fournisseurs de service de messagerie électronique, leurs avantages et inconvénients, et vous montrer quelques alternatives à prendre en considération également.
SUR LA BASE DU RAPPORT QUALITÉ-PRIX
1. SiteGround
https://www.siteground.com
SiteGround est un hébergeur fantastique, idéal pour les personnes disposant d’un budget un peu plus important et souhaitant bénéficier de fonctionnalités haut de gamme. Nous avons pu tester la fiabilité de leurs services d’hébergement partagé ! Consultez notre avis complet sur SiteGround ici.
- Stockage e-mail et limite d’utilisateurs SiteGround ne limite pas le nombre d’adresses e-mail que vous pouvez créer, et vous disposez de 20 Go d’espace de stockage. Toutefois, le quota maximum par e-mail est plafonné à 4 Go. Ce n’est pas beaucoup, étant donné que le stockage des e-mails est partagé avec le stockage de l’hébergement web de seulement 20 Go. Si vous avez plus de 4 utilisateurs, il vous faudra peut-être obtenir plus d’espace de stockage (5 Go supplémentaires vous coûteront 10 $ de plus par mois). Vous pouvez joindre des fichiers pesant jusqu’à 50 Mo.
- IP dédiée Disponible pour 25 € de plus par an.
- Sécurité La sécurité de ses e-mails est simple mais efficace, avec SpamAssassin et SpamExpert pour aider à éliminer les e-mails indésirables.
- Fiabilité SiteGround offre des sauvegardes quotidiennes des e-mails. Sa fiabilité reconnue en fait un allié parfait pour les petites entreprises qui utilisent leur messagerie uniquement pour communiquer, sans recourir à de vastes campagnes de marketing par e-mail.
- Assistance
L’équipe d’assistance est toujours disponible pour vous aider, 24h/24 et 7j/7.
C’est ce qui est offert dans la formule GrowBig de SiteGround, qui ne coûte que 8,30 € par mois. Si vous avez besoin de ressources supplémentaires et d’évolutivité, vous pouvez essayer leur option d’hébergement Cloud!
2. InMotion Host
https://www.inmotionhosting.com
L’hébergement InMotion offre en apparence de nombreuses ressources illimitées. Mais rien n’est vraiment illimité, et nous irons droit au but.
- Stockage e-mail et limite d’utilisateurs
Sur le papier, la formule InMotion Launch permet un nombre illimité d’utilisateurs, d’espace disque et de bande passante pour l’hébergement web et le stockage des e-mails, et ça c’est très très bien ! Vous pouvez joindre des fichiers jusqu’à un maximum de 50 Mo par e-mail.
Cependant, il y a toujours une clause pour de telles prétentions (personne ne peut vraiment fournir de véritables ressources illimitées). Dans ce cas, tant que votre stockage n’entraîne pas de problèmes de CPU et de RAM, InMotion ne se soucie pas vraiment de l’espace que vous prenez pour vos e-mails.
Si c’est le cas, vous devrez probablement mettre votre compte à niveau. - IP dédiée Disponible pour 40 € de plus par an.
- Sécurité En termes de sécurité, ce que propose InMotion est assez rudimentaire. Le SSL partagé sur le serveur envoie et reçoit l’e-mail par un port SSL sécurisé, comme c’est le cas pour les services d’e-mail fournis avec l’hébergement web.
- Fiabilité Avec une durée de fonctionnement garantie à 99%, vous savez qu’InMotion est fiable. Cependant, en raison de la nature des services d’hébergement partagé, si un autre utilisateur sur le même serveur utilise trop de ressources, cela peut affecter les performances globales de votre site web et de votre messagerie.
- Support
D’après notre expérience avec InMotion, le service d’assistance est toujours disponible pour vous aider 24h/24 et 7j/7. Celui-ci est aussi très compétent et sympathique, prêt à vous aider pour chaque petit problème que vous pourriez rencontrer.
Les formules d’hébergement web d’InMotion commencent à3,30 €par mois (50 % de réduction exclusivement pour les lecteurs de Bitcatcha). Cela vaut vraiment la peine de s’y intéresser!
3. A2 Swift Plan
https://www.a2hosting.com
En tant qu’hébergeur web, A2 Hosting figure dans notre top 5. Un vrai gage de qualité.
- Stockage e-mail et limite d’utilisateurs
La formule d’hébergement web d’entrée a une limite d’e-mails d’utilisateurs (25 utilisateurs par compte, 3,30 € par mois) mais la formule Swift (4 € par mois) permet de disposer d’un nombre illimité d’utilisateurs.
A2 ne limite pas en principe l’espace de stockage pour vos e-mails ou vos fichiers, mais cela n’est pas illimité pour autant – tant que votre utilisation n’a pas d’impact sur les autres utilisateurs du même serveur, tout ira bien.
Vous avez droit à 50 Mo de pièces jointes par e-mail, ce qui est idéal si vous avez besoin d’envoyer des fichiers volumineux. - IP dédiée Disponible pour un peu plus de 3 € de plus par mois (ce qui revient à 40 € par an).
- Sécurité A2 dispose d’une sécurité standard (protection pare-feu) mais il n’y a pas de protection contre les spams. En fait, celui-ci existe sous le nom de Barracuda Advanced Spam Filtering, mais il s’agit d’un add-on, ce qui signifie que vous devrez payer un supplément.
- Fiabilité Avec une garantie de durée de fonctionnement de 99 %, vous pouvez compter sur A2. Mais comme pour la plupart des services d’hébergement web partagé, vous êtes à la merci d’utilisateurs peu scrupuleux – si quelqu’un d’autre au sein du même serveur utilise trop de ressources, vous pourrez en subir les conséquences.
- Assistance
En ce qui concerne l’assistance, A2 est performant, mais son chat en direct peut être un peu lent. Nous avons attendu près de 20 minutes pour obtenir une réponse.
Un hébergeur web et un fournisseur de services e-mail assez solide et fiable à nos yeux ! Ses formules sont proposées à partir de 3,30 € par mois, mais nous recommandons la formule Swift à 4 € par mois pour ses avantages supplémentaires ! Pour en savoir plus sur les formules A2, cliquez ici.
POUR LA QUALITÉ DU SERVICE
1. Office 365 Biz
https://products.office.com
Mesdames, voici le rêve. La crème de la crème. Réservée uniquement à la royauté et aux personnes d’une importance suprême (pas vraiment, on aime juste dramatiser).
En plus de répondre à tous vos besoins en matière d’e-mails, vous pourrez également profiter de la gamme complète de Microsoft Office (nous parlons de Word, Excel, Outlook, Powerpoint, vous avez compris), synchronisée sur vos téléphones et ordinateurs pour un accès facile.
La configuration est un peu plus compliquée que le reste des options énumérées ici (l’absence de chat en direct n’aide pas vraiment), mais des tutoriels sont disponibles en ligne et nous vous garantissons que le jeu en vaut la chandelle.
Remarque
Si vous envisagez plutôt Microsoft Exchange, lisez notre avis sur les meilleures solutions Microsoft Exchange hébergées.
- Stockage e-mails et limite d’utilisateurs Avec Office 365 Business Premium, vous pouvez profiter d’un espace de stockage e-mails allant jusqu’à 50 Go. Si vous utilisez Outlook comme client de messagerie, vous pourrez joindre des fichiers allant jusqu’à 150 Mo.
- IP dédiée Vous n’avez pas à payer de supplément ! La messagerie électronique d’Office 365 Business est déjà fournie avec une adresse IP dédiée.
- Sécurité Vous bénéficierez d’une protection de haut niveau grâce aux programmes de sécurité intégrés de Microsoft, qui vous aideront à protéger votre entreprise contre les liens ou les pièces jointes dangereux, et aux contrôles visant à protéger vos données sur les appareils mobiles.
- Fiabilité En tant que service e-mails haut de gamme, Office 365 fait de la fiabilité l’un de ses principaux arguments de vente. Le service ne partage pas d’espace d’hébergement avec d’autres utilisateurs comme les services d’hébergement partagé, vous n’aurez donc pas à vous soucier de la surcharge des serveurs par les autres utilisateurs. Il dispose également d’une sauvegarde continue accessible à tout moment et n’importe où.
- Assistance
Cette partie nous a un peu surpris : pas de chat en direct dédié à Office 365 Business.
La seule façon de les contacter est par téléphone… et même dans ce cas, ce n’est pas un service 24h/24 et 7j/7. C’est un peu décevant, vu que c’est censé être un service premium.
Ceci étant dit, Office 365 Business est un excellent service pour votre entreprise si vous pouvez vous le permettre. Vous n’aurez pas seulement un hébergement de messagerie, vous bénéficierez d’un calendrier de qualité professionnelle qui se synchronise avec vos e-mails.
Vous aurez également accès aux applications Microsoft Office, le tout pour seulement 20 dollars par mois et par utilisateur.
Que demander de plus (outre l’inclusion du chat en direct, bien sûr) ? Pour en savoir plus, cliquez ici.
Avertissement
Office 365 Business Premium étant un service de messagerie électronique de niveau entreprise, sa mise en place nécessite des compétences techniques supplémentaires. Attendez-vous à une légère courbe d’apprentissage lors de la mise en place, d’autant plus qu’il n’y a pas d’équipe d’assistance dédiée.
2. Rackspace Email
https://www.rackspace.com
Rackspace est un service d’hébergement web et de messagerie électronique haut de gamme assez impressionnant. Même en tant que simple hébergeur e-mails, ils en valent vraiment la peine!
- Stockage e-mails et limite d’utilisateurs Les formules de base de Rackspace vous donnent 25 Go d’e-mails par utilisateur, et jusqu’à 50 Mo de pièces jointes.
- IP dédiée Nul besoin de payer un supplément, le service Rackspace Email est déjà fourni avec une adresse IP dédiée!
- Sécurité L’entreprise utilise un logiciel de filtrage et d’analyse de qualité supérieure pour garder les boîtes de réception vidées des spams, avec également une analyse de vos liens pour barrer la route à tout programme malveillant.
- Fiabilité
Vous ne partagez aucun serveur avec d’autres utilisateurs lorsque vous utilisez Rackspace. Vous n’avez donc pas à vous inquiéter d’une éventuelle panne de votre messagerie électronique due à un usage excessif du serveur par d’autres utilisateurs. Le service propose également une garantie de durée de fonctionnement de 100 % (quoi?! 100% ?!?), donc vous n’avez littéralement pas à vous inquiéter d’une interruption de service.
L’archivage est disponible, mais seulement avec la formule consacrée. - Assistance D’après notre expérience, l’équipe d’assistance est utile et bien formée, et surtout, elle est disponible 24h/24, 7j/7 et 365j/an. La formule e-mail de base de Rackspace est proposée à partir d’1,65 € par mois par utilisateur, mais vous n’aurez que le strict nécessaire. Vous pouvez opter pour la formule Plus (2,90 € par mois par utilisateur) ou la formule d’archivage (5,40 € par mois par utilisateur) pour bénéficier de tous les avantages.
Les avantages d’une adresse e-mail professionnelle
Une adresse e-mail professionnelle montre le sérieux de votre entreprise. Les gens sont parfois trop polis pour dire quoi que ce soit, mais si vous affichez une adresse Gmail, ils ne vous prendront pas au sérieux la plupart du temps, vous ou votre entreprise.
- Image de marque et reconnaissance Lorsque le nom de votre entreprise figure dans votre adresse e-mail, cela permet de rappeler à vos clients que votre entreprise existe et qu’elle est légitime. En fait, cela fonctionne pour tout. Le fait de voir le nom de votre entreprise n’importe où est très utile pour l’image de marque.
- Cela inspire la confiance La confiance est une denrée rare de nos jours. Avec toutes les histoires d’escroquerie dont on entend parler régulièrement, ce n’est pas surprenant. Une adresse e-mail professionnelle montre aux gens que vous dirigez une entreprise établie.
- Vos messages n’échoueront pas dans les spams Les spammeurs utilisent généralement des services de courrier électronique gratuits pour envoyer leurs spams et leurs logiciels malveillants. Résultat : les e-mails que vous envoyez à partir d’un service gratuit peuvent eux aussi aller directement dans le dossier spam de votre client. Une adresse e-mail professionnelle est absolument essentielle si vous voulez vous assurer que vos e-mails parviennent à vos clients.
Comment obtenir une adresse e-mail avec votre nom de domaine
Tout d’abord, vous aurez besoin d’un nom de domaine. Il sert d’adresse pour le stockage de votre e-mail (le domaine et le stockage du courrier électronique sont deux services distincts, nous y reviendrons plus tard).
Visitez donc GoDaddy ou NameCheap pour acheter votre nom de domaine. Mais réfléchissez-y avant ! Ça vous évitera de choisir un nom de domaine qui pourrait faire un peu ridicule ou prêter à confusion.
Choisissez votre fournisseur d’hébergement d’e-mails
Une fois que vous avez acheté votre nom de domaine, vous devrez choisir un hébergeur d’e-mails afin que votre courrier électronique ait un lieu de stockage physique (certes, il s’agit de « courrier électronique », mais les données doivent quand même être stockées sur un disque physique quelque part).
Selon votre budget, vous pourrez choisir en fonction de deux critères:
- Le meilleur rapport qualité-prix Vous pouvez faire d’une pierre deux coups en choisissant d’héberger votre adresse e-mail auprès de votre service d’hébergement web, à condition qu’il le propose. Ce faisant, vous partagerez cependant votre espace de stockage entre les fichiers de votre site web et vos e-mails.
- La qualité de service Si votre budget le permet, vous pouvez opter pour un fournisseur de services e-mail haut de gamme offrant davantage de fonctionnalités, telles qu’une sécurité renforcée, un accès inter-dispositifs et des services de sauvegarde de qualité supérieure.Les services e-mails de qualité disposent également de leur propre espace de stockage, ce qui contribue à leur fiabilité (si vous dépassez l’espace de stockage qui vous est alloué alors que vous hébergez votre courrier électronique chez votre hébergeur, votre site web ET votre courrier électronique risquent de s’arrêter, et il vaut mieux éviter ça).
7 éléments à prendre en compte dans le choix du fournisseur
Il y a quelques éléments que vous devez garder à l’esprit pour vous aider à choisir un fournisseur de services e-mails.
- Avez-vous besoin d’un site web? Si c’est le cas, autant opter pour un bon hébergeur web qui propose également un hébergement e-mails.
- De quelle capacité de stockage avez-vous besoin?
Cela est directement lié au nombre d’employés dont vous disposez. Si vous avez 50 employés, mais que seules 5 personnes ont besoin d’une messagerie électronique, vous n’aurez pas à vous soucier outre mesure de l’espace disponible. Si les 50 membres de votre personnel ont tous besoin d’une adresse e-mail, il est préférable de choisir un hébergeur pouvant fournir suffisamment d’espace de stockage pour tout le monde!
Certains fournisseurs d’hébergement e-mails peuvent vous facturer en fonction de l’espace utilisé, d’autres en fonction du nombre d’utilisateurs. Assurez-vous d’opter pour la formule la mieux adaptée à vos besoins! - Devez-vous envoyer des pièces jointes volumineuses? Si vous êtes un photographe ou une agence de publicité, vos visuels seront probablement nombreux, ce qui consommera rapidement l’espace de stockage de votre hébergement web. La taille des pièces jointes et les limites de l’espace de stockage peuvent être un problème pour vous.
- Une adresse IP dédiée Vous voulez vous assurer que vos e-mails parviennent effectivement à vos clients, sans atterrir directement dans leur dossier de spams. Pour cela, vous aurez besoin d’une adresse IP dédiée.
- De quel niveau de sécurité avez-vous besoin? Vous aurez peut-être besoin d’un service e-mail pourvu de mesures de sécurité supplémentaires. Consultez les logiciels anti-virus et anti-spam fournis par votre hébergement de messagerie.
- Fiabilité S’il est tentant de choisir l’option la moins chère, voire une option gratuite, cela peut aussi s’avérer risqué pour votre entreprise. Optez donc pour un prestataire qui a déjà fait ses preuves. Et assurez-vous qu’il fournisse une option de sauvegarde!
- Un service client digne de ce nom L’assistance à la clientèle d’un hébergeur d’e-mails fonctionne à peu près comme un thérapeute de couple. Lorsqu’il y a une rupture de communication entre vous et vos clients (dans ce cas, si vos e-mails ne passent pas), vous aurez besoin d’une équipe d’assistance qui soit suffisamment efficace et compétente pour réparer les pots cassés.
Comment assurer la fiabilité de mon hébergement email ?
Vous pouvez assurer la fiabilité de votre hébergement email en utilisant des outils de suivi des hôtes tels que UptimeRobot, Pingdom, Site24x7 ou Bitcatcha Host Tracker. Ces outils surveillent le temps de réponse des serveurs et la disponibilité afin de vous aider à vérifier si votre serveur email reste accessible et performant de manière constante. Inscrivez-vous à Bitcatcha Host Tracker pour surveiller les performances du serveur depuis des emplacements spécifiques, recevoir des notifications en cas d’indisponibilité et consulter les données de performance historiques.
Que se passe-t-il après avoir choisi votre fournisseur d’hébergement d’e-mails?
Une fois que vous avez acheté votre service de messagerie, vous devez indiquer votre nom de domaine à votre fournisseur d’hébergement / mettre à jour vos enregistrements MX auprès de votre fournisseur de messagerie.
Comment vous procédez dépend du type de fournisseur de services que vous avez choisi. Un fournisseur de services de messagerie réputé devrait avoir un bon support ou une base de connaissances complète pour vous aider à configurer votre messagerie.
Vous devrez également créer votre adresse email, c’est-à-dire [email protected] dans votre système d’hébergement de messagerie. Encore une fois, vérifiez la base de connaissances de votre fournisseur pour savoir comment faire. Si vous utilisez SiteGround, voici un petit tutoriel pour vous montrer comment procéder.
Accéder à votre e-mail
Il y a deux manières d’accéder à votre e-mail:
- Webmail Il vous suffit d’accéder au cPanel de votre hébergement web et de cliquer sur webmail pour accéder à votre messagerie électronique. Vous pouvez également taper votredomaine.com/webmail. (dans notre cas, c’est bitcatcha.com/webmail).
- Utiliser un client e-mailIl est généralement plus pratique d’utiliser un client de messagerie. Vous pouvez utiliser un service comme Outlook et le configurer de manière à ce qu’il télécharge automatiquement vos e-mails pour vous.Chaque fournisseur d’e-mails dispose d’une configuration différente pour les clients e-mails. Voici comment vous pouvez configurer votre e-mail avec SiteGround. Si vous utilisez d’autres fournisseurs, ne vous inquiétez pas : ils devraient avoir des tutoriels clairs et détaillés sur la création et la configuration de votre e-mail pour votre client de messagerie!
En résumé
| SiteGround | InMotion Hosting | A2 Hosting | Microsoft | Rackspace | |
|---|---|---|---|---|---|
| Stockage total | 20 Go | Illimité | Illimité | 50 Go | 25 Go |
| Taille des pièces jointes | 50 Mo | 50 Mo | 50 Mo | 150 Mo | 50 Mo |
| Prix par an | 100€ | 105€ | 105 € | 199 € | 20 € |
| Voir toutes les fonctionnalités |
Quiconque affirme qu’une adresse e-mail n’est pas importante pour une entreprise soit vous ment, soit a le sens des affaires d’un âne ivre. De nos jours, il est absolument essentiel d’obtenir une adresse électronique professionnelle pour que votre entreprise soit crédible et prise au sérieux.
Un service e-mail bon marché ou même gratuit peut être tentant, mais ce n’est pas le choix le plus sage que vous ferez, car les services gratuits ou bon marché ont généralement de mauvais filtres antispam et n’inspirent pas confiance à vos clients.
Avant d’opter pour un service de messagerie électronique, prenez en considération sa fiabilité, le nombre de personnes dans votre entreprise qui ont réellement besoin d’une adresse électronique, la taille moyenne habituelle de vos pièces jointes et la sécurité du service.
Nous espérons qu’avec ce guide, vous pourrez facilement obtenir et mettre en place votre service de messagerie d’entreprise. Si vous avez d’autres questions, n’hésitez pas à nous contacter chez Bitcatcha!