12 formas de usar el almacenamiento en la nube de manera efectiva

Usar el almacenamiento en la nube de manera efectiva es una parte importante de la gestión eficiente y segura de tus datos. Este artículo proporciona 12 formas prácticas de optimizar el uso de las herramientas de almacenamiento en la nube. Cubrimos todo, desde elegir el plan de almacenamiento en la nube adecuado hasta organizar tus archivos, automatizar copias de seguridad y mejorar la seguridad. También discutimos cómo elegir los planes de almacenamiento en la nube adecuados y 2 métodos clave de copia de seguridad. Empecemos.

1. Elige el plan de almacenamiento en la nube adecuado

La primera forma de usar el almacenamiento en la nube de manera efectiva es elegir el plan de almacenamiento en la nube adecuado para comenzar. Esto implica realizar una investigación profunda sobre los proveedores de almacenamiento en la nube disponibles en el mercado y sopesar cuidadosamente sus pros y contras. Es fundamental elegir un plan que se ajuste a tus necesidades de almacenamiento, funciones requeridas y presupuesto.

Lee comparaciones y reseñas de marcas y presta atención a lo que se incluye en cada plan para asegurarte de obtener la mejor relación calidad-precio. Muchas personas optan por el almacenamiento en la nube gratuito solo para descubrir que estos planes son poco prácticos a largo plazo. Los planes gratuitos generalmente ofrecen un almacenamiento muy limitado (5-15 GB) y limitan las velocidades de carga/descarga. Esto los hace adecuados solo para necesidades básicas de almacenamiento y para archivos pequeños y no críticos. Las funciones de seguridad tienden a ser inferiores en comparación con los planes de pago y algunos proveedores de planes gratuitos incluso recopilan análisis de datos a cambio de su servicio gratuito. Por lo tanto, es importante tomar una decisión acertada sobre tu almacenamiento en la nube antes de suscribirte a un plan.

2. Organiza tus archivos

La segunda forma es organizar tus archivos. Organizar tus archivos te ayuda a encontrar información rápidamente y mantiene tu almacenamiento ordenado.

Aquí hay 3 consejos para organizar tus archivos. El primero es crear nombres de carpetas claros y descriptivos. Usa una estructura lógica que tenga sentido para tus necesidades. Por ejemplo, crea carpetas para diferentes proyectos, clientes o categorías. El segundo es usar subcarpetas para desglosar carpetas más grandes en partes más pequeñas y manejables. Por ejemplo, dentro de una carpeta de proyecto, crea subcarpetas para documentos, imágenes y hojas de cálculo. El tercero es implementar una convención de nomenclatura coherente para tus archivos. Incluye fechas, nombres de proyectos o versiones en los nombres de los archivos para que sean más fáciles de identificar.

3. Limpia los archivos innecesarios

La tercera forma es limpiar los archivos innecesarios. Eliminar regularmente los archivos no deseados mantiene tu almacenamiento organizado y libera espacio para datos importantes.

Comienza identificando archivos redundantes y obsoletos. Busca duplicados, versiones antiguas y archivos que ya no necesites. Usa funciones de almacenamiento en la nube como ordenar y buscar archivos para ayudar a ubicar estos archivos. Elimina o archiva estos archivos innecesarios. Considera mover los archivos que necesitas más adelante a una carpeta de archivo. Esto los mantiene accesibles pero fuera del camino. Discutimos el archivado en profundidad en el paso 11 (Archivar datos).

Automatiza el proceso de limpieza si es posible. Muchos servicios de almacenamiento en la nube ofrecen herramientas para eliminar o archivar archivos automáticamente después de un cierto período. Usa estas funciones para mantener tu almacenamiento sin esfuerzo manual.

4. Automatiza las copias de seguridad

La cuarta forma es automatizar las copias de seguridad. Automatizar las copias de seguridad significa que tus datos guardados en tu proveedor de almacenamiento en la nube se guardan regularmente sin intervención manual. Reduce el riesgo de pérdida de datos.

La mayoría de los servicios de almacenamiento en la nube te permiten programar copias de seguridad diarias, semanales o mensuales. Elige una frecuencia que coincida con tu ciclo de actualización de datos. Asegúrate de que los documentos críticos, las fotos y otros archivos importantes estén incluidos en la copia de seguridad. Excluye los archivos que no son esenciales para ahorrar espacio de almacenamiento. Recuerda también verificar rutinariamente el estado de la copia de seguridad. Asegúrate de que las copias de seguridad se estén ejecutando según lo programado y verifica que tus archivos se estén guardando correctamente.

5. Sincroniza archivos entre dispositivos

La quinta forma es sincronizar archivos entre dispositivos. La sincronización asegura que tengas acceso a todos tus archivos en cualquier lugar, en cualquier momento.

Hay 4 pasos para sincronizar archivos entre dispositivos. Primero, instala la aplicación de almacenamiento en la nube en todos tus dispositivos. La mayoría de los servicios ofrecen aplicaciones para escritorios, portátiles, tabletas y teléfonos inteligentes. Segundo, habilita la sincronización automática. Esta función mantiene tus archivos actualizados en todos los dispositivos. Significa que cada vez que editas o agregas un archivo en un dispositivo, se actualiza automáticamente en otros. Tercero, organiza tus archivos en carpetas compartidas. Usa estas carpetas para archivos a los que necesitas acceder con frecuencia. Esto asegura que los documentos importantes siempre estén disponibles, sin importar qué dispositivo uses.

6. Usa la sincronización selectiva

La sexta forma es usar la sincronización selectiva. La sincronización selectiva te permite elegir qué archivos y carpetas sincronizar con tus dispositivos. Optimiza el almacenamiento y el rendimiento.

Hay tres escenarios en los que debes usar la sincronización selectiva. El primero es si tu capacidad de almacenamiento en la nube es limitada. Sincroniza solo los archivos esenciales para ahorrar espacio en tu cuenta de almacenamiento en la nube. El segundo es si la capacidad de almacenamiento de tu dispositivo es limitada. Evita llenar el almacenamiento de tu dispositivo sincronizando solo los archivos más importantes. El tercero es si el rendimiento de la red del dispositivo no puede manejar la sincronización completa sin problemas. Mejora el rendimiento de la red sincronizando menos archivos, lo que reduce la carga de transferencia de datos.

Configura la sincronización selectiva a través de tu aplicación de almacenamiento en la nube. Simplemente elige las carpetas y archivos que necesitas en cada dispositivo y desmarca los que no son necesarios. Revisa y ajusta regularmente tu configuración de sincronización para reflejar la importancia y relevancia actual de tus archivos.

7. Restaura archivos a versiones anteriores

La séptima forma es restaurar archivos a versiones anteriores. El control de versiones de archivos es una función que retiene múltiples versiones de tus archivos, lo que te permite revertir a un estado anterior. Esta función ayuda a recuperarse de eliminaciones accidentales, cambios no deseados o corrupción de archivos. La mayoría de los proveedores de almacenamiento en la nube ofrecen el control de versiones de archivos en su lista de características.

Hay tres pasos sencillos para restaurar archivos a versiones anteriores. Primero, identifica el archivo que necesitas restaurar. Accede al historial de versiones a través de tu aplicación o interfaz web de almacenamiento en la nube. Elige la versión deseada según la fecha y hora de las ediciones anteriores. Segundo, restaura la versión seleccionada. Confirma la restauración para reemplazar el archivo actual con la versión anterior. Algunos servicios te permiten conservar ambas versiones para referencia.

Tercero, monitorea y administra regularmente los historiales de versiones. Establece políticas de retención si están disponibles para controlar cuántos días se conservan las versiones anteriores. Esto te ayuda a lograr el equilibrio adecuado entre el uso del almacenamiento y las necesidades de recuperación.

8. Comparte tus archivos

La octava forma es compartir tus archivos. Compartir archivos a través del almacenamiento en la nube simplifica la colaboración y asegura que todos tengan acceso a las últimas versiones.

Hay cuatro pasos para compartir tus archivos. Primero, usa enlaces para compartir para proporcionar acceso a los archivos que deseas compartir. La mayoría de los servicios de almacenamiento en la nube te permiten crear enlaces compartibles para archivos y carpetas. Estos enlaces se envían por correo electrónico, aplicaciones de mensajería o se publican en línea.

Segundo, establece los permisos apropiados. Controla el acceso estableciendo permisos como acceso de solo vista o edición. Esto asegura que solo los usuarios autorizados puedan realizar cambios en tus archivos. Protege con contraseña los enlaces compartidos si es posible. Agregar una contraseña mejora la seguridad al restringir el acceso a aquellos que conocen la contraseña.

Tercero, realiza un seguimiento del acceso y la actividad. Usa las funciones de seguimiento del servicio de almacenamiento en la nube para ver quién ha accedido o modificado los archivos. Esto ayuda a mantener el control y la seguridad sobre tus datos compartidos.

Cuarto, revisa regularmente los archivos compartidos. Elimina el acceso para los usuarios que ya no lo necesitan y actualiza los permisos según sea necesario para asegurarte de que los archivos permanezcan en las manos correctas.

9. Colabora en proyectos

La novena forma es colaborar en proyectos. El almacenamiento en la nube permite que múltiples usuarios trabajen en los mismos archivos en tiempo real para mejorar la productividad y compartir ideas, incluso si los equipos trabajan de forma remota.

Hay cuatro pasos para colaborar en proyectos a través del almacenamiento en la nube. Primero, usa carpetas compartidas para archivos de proyectos. Crea una ubicación central para todos los documentos relacionados con el proyecto para que todos tengan acceso a las últimas versiones. Segundo, aprovecha las herramientas de colaboración en tiempo real. Muchos servicios de almacenamiento en la nube ofrecen funciones como edición en vivo, comentarios y asignación de tareas, lo que permite que los miembros del equipo trabajen juntos sin problemas. Tercero, asigna los niveles de acceso adecuados a los miembros del equipo según sus roles. Esto ayuda a mantener el orden y la seguridad dentro de los archivos del proyecto. Cuarto, usa el historial de versiones y los registros de actividad para monitorear las ediciones y contribuciones. Esto garantiza la rendición de cuentas y facilita la reversión a versiones anteriores si es necesario.

10. Utiliza aplicaciones integradas

La décima forma es utilizar aplicaciones integradas. Las aplicaciones integradas son aplicaciones que se conectan con tu servicio de almacenamiento en la nube para agregar aún más funcionalidad y optimizar los flujos de trabajo. Estas aplicaciones te permiten extender tu almacenamiento en la nube más allá de las capacidades básicas de almacenamiento.

Hay tres pasos para utilizar aplicaciones integradas. Primero, conecta aplicaciones relevantes a tu cuenta de almacenamiento en la nube. Las integraciones populares incluyen suites de oficina, herramientas de gestión de proyectos y plataformas de comunicación. Segundo, configura procesos automatizados, como guardar archivos adjuntos de correo electrónico directamente en el almacenamiento en la nube o sincronizar tareas desde una aplicación de gestión de proyectos. Tercero, usa funciones de colaboración dentro de las aplicaciones integradas. Los calendarios compartidos, las listas de tareas y los documentos colaborativos mejoran la coordinación del equipo, ya que se accede a ellos y se actualizan en tiempo real.

11. Archiva datos

La undécima forma es archivar datos. El archivado es el proceso de mover archivos que ya no son necesarios para las operaciones diarias a una ubicación de almacenamiento separada para su retención a largo plazo. Esto ayuda a gestionar el almacenamiento a largo plazo de archivos importantes sin desordenar tu espacio de trabajo activo.

Hay cinco pasos para archivar datos. Primero, identifica los archivos para archivar. Selecciona documentos, imágenes y otros archivos que ya no sean necesarios para las operaciones diarias pero que deban conservarse para referencia futura o cumplimiento. Segundo, crea una carpeta de archivo dedicada. Organiza tus archivos archivados en una estructura de carpetas separada dentro de tu almacenamiento en la nube. Etiqueta las carpetas claramente según el contenido o la fecha para una fácil recuperación.

Tercero, usa planes de almacenamiento de archivo si están disponibles. Algunos proveedores de almacenamiento en la nube ofrecen planes especializados para el almacenamiento de datos a largo plazo a un costo menor. Cuarto, establece políticas de retención. Esto significa definir cuánto tiempo deben conservarse los archivos en el archivo y establecer un calendario para revisar y purgar los datos obsoletos. Quinto, haz una copia de seguridad de tu archivo con regularidad. Asegúrate de que tus archivos archivados estén incluidos en tus rutinas de copia de seguridad para evitar la pérdida de datos.

12. Usa contraseñas seguras y MFA

La duodécima forma es usar contraseñas seguras y autenticación de múltiples factores (MFA) para proteger tu cuenta de almacenamiento en la nube. La MFA mejora la seguridad al agregar una segunda forma de verificación a tu contraseña, como un código enviado a tu teléfono o una aplicación de autenticación.

Observa 3 mejores prácticas para mantener contraseñas seguras. Primero, crea una contraseña segura y única para el inicio de sesión en tu portal de almacenamiento en la nube. Usa una combinación de letras, números y caracteres especiales y evita usar información fácilmente adivinable como cumpleaños o palabras comunes. Segundo, actualiza regularmente tu contraseña. Esto ayuda a reducir el riesgo de cuentas comprometidas que surgen de eventos como violaciones de datos. Asegúrate de no reutilizar contraseñas en múltiples servicios. Tercero, usa un administrador de contraseñas. Un administrador de contraseñas es una herramienta que genera y almacena contraseñas complejas por ti, lo que te permite usar contraseñas seguras sin temor a olvidarlas.

Combinar contraseñas seguras con MFA te permite mantener tu cuenta de almacenamiento en la nube a salvo de accesos no autorizados.

¿Cómo elijo el plan de almacenamiento en la nube adecuado?

Eliges el plan de almacenamiento en la nube adecuado teniendo en cuenta 3 cosas importantes.

La primera es la capacidad de almacenamiento proporcionada en el plan. Elige un plan que satisfaga tus necesidades estimadas de almacenamiento. Esto requiere que evalúes el volumen de datos y los tipos de datos que planeas almacenar. Los usuarios personales generalmente requieren menos espacio ya que almacenan volúmenes más pequeños de tipos de datos como documentos, fotos y videos pequeños. Las empresas generalmente necesitan un almacenamiento más sustancial para volúmenes más grandes de tipos de archivos más grandes como bases de datos y extensas bibliotecas de medios.

La segunda consideración son las características incluidas en el plan de almacenamiento en la nube. Las mejores marcas de almacenamiento en la nube ofrecen características esenciales como sincronización de archivos, compatibilidad con varias plataformas (Windows, macOS, Android, iOS) y herramientas de colaboración. Consulta el sitio web oficial del proveedor para asegurarte de que sus características satisfagan tus casos de uso previstos. Por ejemplo, las empresas que trabajan en proyectos de equipo necesitan herramientas de colaboración avanzadas para permitir que múltiples usuarios trabajen en documentos simultáneamente.

La tercera es el precio. Considera tu presupuesto y evalúa la relación calidad-precio que ofrece el plan. Los planes gratuitos generalmente solo son suficientes para necesidades muy básicas. Los planes de pago proporcionan más espacio de almacenamiento y mejores funciones y seguridad, pero no todos los planes de pago brindan el mismo valor por el dinero. Un puñado de proveedores de almacenamiento en la nube también ofrecen suscripciones de por vida que ahorran dinero a los usuarios a largo plazo.

¿Puedo hacer una copia de seguridad de las fotos usando el almacenamiento en la nube?

Sí, puedes hacer una copia de seguridad de las fotos usando el almacenamiento en la nube. El almacenamiento en la nube proporciona una forma conveniente y segura de almacenar y acceder a tus fotos desde cualquier lugar.

Elige un servicio de almacenamiento en la nube que ofrezca amplio espacio de almacenamiento y funciones de copia de seguridad confiables. Las opciones populares incluyen Google Drive, Dropbox e iCloud. Usa la aplicación de almacenamiento en la nube en tu dispositivo para cargar fotos. Muchos servicios ofrecen opciones de copia de seguridad automática para asegurarse de que tus fotos se guarden regularmente sin intervención manual. Organiza tu colección de fotos creando carpetas y subcarpetas, y usa nombres y etiquetas descriptivas para que sea fácil encontrar imágenes específicas más adelante.

Hacer una copia de seguridad de tus fotos en la nube las protege de la pérdida o el daño y te permite acceder a ellas desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. Para obtener más información sobre los casos de uso del almacenamiento en la nube, consulta nuestro artículo principal todo sobre el almacenamiento en la nube.

¿Cuáles son los métodos de copia de seguridad para el almacenamiento en la nube?

Hay 2 métodos de copia de seguridad para el almacenamiento en la nube: copia de seguridad incremental y copia de seguridad diferencial. Ambos métodos proporcionan formas eficientes de proteger tus datos al guardar solo los cambios realizados en los archivos, en lugar de duplicar conjuntos de datos completos cada vez que se realiza una copia de seguridad. Esto ahorra tiempo y espacio de almacenamiento.

¿Qué es la copia de seguridad incremental?

La copia de seguridad incremental es un método de copia de seguridad que guarda solo los cambios realizados en los archivos desde la última copia de seguridad. Las copias de seguridad incrementales solo actualizan los archivos nuevos o modificados en lugar de copiar todos los archivos cada vez.

Por ejemplo, si realizas una copia de seguridad completa el lunes, una copia de seguridad incremental el martes solo guarda los cambios realizados desde el lunes. Otra copia de seguridad incremental el miércoles guarda solo los cambios desde el martes.

Las copias de seguridad incrementales son más rápidas y requieren menos almacenamiento en comparación con las copias de seguridad completas, pero son más complejas de restaurar. Esto se debe a que necesitas la última copia de seguridad completa y todas las copias de seguridad incrementales posteriores para recuperar tus datos.

¿Qué es la copia de seguridad diferencial?

La copia de seguridad diferencial es un método de copia de seguridad que guarda todos los cambios realizados en los archivos desde la última copia de seguridad completa. Esto es diferente de las copias de seguridad incrementales, que solo guardan los cambios desde la última copia de seguridad de cualquier tipo.

Por ejemplo, si realizas una copia de seguridad completa el lunes, una copia de seguridad diferencial el martes guarda todos los cambios realizados desde el lunes. Una copia de seguridad diferencial el miércoles vuelve a guardar todos los cambios realizados desde el lunes, incluidos los del martes.

Las copias de seguridad diferenciales son más rápidas que las copias de seguridad completas y más simples de restaurar que las copias de seguridad incrementales. Esto se debe a que solo necesitas la última copia de seguridad completa y la última copia de seguridad diferencial para recuperar tus datos. Sin embargo, crecen con el tiempo a medida que se acumulan más cambios, lo que requiere más espacio de almacenamiento en comparación con las copias de seguridad incrementales.