12 Maneiras de Usar o Armazenamento em Nuvem com Eficiência

Usar o armazenamento em nuvem com eficiência é uma parte importante do gerenciamento de seus dados de forma eficiente e segura. Este artigo fornece 12 maneiras práticas de otimizar o uso de ferramentas de armazenamento em nuvem. Abordamos tudo, desde a escolha do plano certo de armazenamento em nuvem até a organização de seus arquivos, automatização de backups e aprimoramento da segurança. Também discutimos como escolher os planos certos de armazenamento em nuvem e 2 métodos principais de backup. Vamos mergulhar.

1. Escolha o Plano Certo de Armazenamento em Nuvem

A primeira maneira de usar o armazenamento em nuvem com eficiência é escolher o plano certo de armazenamento em nuvem para começar. Isso envolve fazer uma pesquisa aprofundada sobre os provedores de armazenamento em nuvem disponíveis no mercado e pesar cuidadosamente seus prós e contras. É fundamental escolher um plano que atenda às suas necessidades de armazenamento, recursos necessários e orçamento.

Leia comparações e análises de marcas e preste atenção ao que está incluído em cada plano para garantir que você obtenha o melhor valor pelo seu dinheiro. Muitas pessoas optam pelo armazenamento gratuito na nuvem apenas para descobrir que esses planos não são práticos a longo prazo. Os planos gratuitos normalmente oferecem armazenamento muito limitado (5-15 GB) e limitam as velocidades de upload/download. Isso os torna adequados apenas para necessidades básicas de armazenamento e para arquivos pequenos e não críticos. Os recursos de segurança tendem a ser inferiores em comparação com os planos pagos, e alguns provedores de planos gratuitos até coletam análises de dados em troca de seu serviço gratuito. Portanto, é importante tomar uma decisão criteriosa sobre seu armazenamento em nuvem antes de se inscrever em um plano.

2. Organize Seus Arquivos

A segunda maneira é organizar seus arquivos. Organizar seus arquivos ajuda você a encontrar informações rapidamente e mantém seu armazenamento organizado.

Aqui estão 3 dicas para organizar seus arquivos. A primeira é criar nomes de pastas claras e descritivas. Use uma estrutura lógica que faça sentido para suas necessidades. Por exemplo, crie pastas para diferentes projetos, clientes ou categorias. A segunda é usar subpastas para dividir pastas maiores em partes menores e mais gerenciáveis. Por exemplo, dentro de uma pasta de projeto, crie subpastas para documentos, imagens e planilhas. A terceira é implementar uma convenção de nomenclatura consistente para seus arquivos. Inclua datas, nomes de projetos ou versões nos nomes dos arquivos para torná-los mais fáceis de identificar.

3. Limpe Arquivos Desnecessários

A terceira maneira é limpar arquivos desnecessários. Remover regularmente arquivos indesejados mantém seu armazenamento organizado e libera espaço para dados importantes.

Comece identificando arquivos redundantes e desatualizados. Procure duplicatas, versões antigas e arquivos que você não precisa mais. Use recursos de armazenamento em nuvem, como classificação e pesquisa de arquivos, para ajudar a localizar esses arquivos. Exclua ou arquive esses arquivos desnecessários. Considere mover os arquivos de que você precisa mais tarde para uma pasta de arquivo morto. Isso os mantém acessíveis, mas fora do caminho. Discutimos o arquivamento em profundidade na etapa 11 (Arquivar Dados).

Automatize o processo de limpeza, se possível. Muitos serviços de armazenamento em nuvem oferecem ferramentas para excluir ou arquivar automaticamente arquivos após um determinado período. Use esses recursos para manter seu armazenamento sem esforço manual.

4. Automatize Backups

A quarta maneira é automatizar backups. Automatizar backups significa que seus dados salvos no seu provedor de armazenamento em nuvem são salvos regularmente sem intervenção manual. Isso reduz o risco de perda de dados.

A maioria dos serviços de armazenamento em nuvem permite agendar backups diária, semanal ou mensalmente. Escolha uma frequência que corresponda ao seu ciclo de atualização de dados. Certifique-se de que documentos críticos, fotos e outros arquivos importantes sejam incluídos no backup. Exclua arquivos que não são essenciais para economizar espaço de armazenamento. Lembre-se também de verificar rotineiramente o status do backup. Certifique-se de que os backups estão sendo executados conforme o agendamento e verifique se seus arquivos estão sendo salvos corretamente.

5. Sincronize Arquivos Entre Dispositivos

A quinta maneira é sincronizar arquivos entre dispositivos. A sincronização garante que você tenha acesso a todos os seus arquivos em qualquer lugar, a qualquer momento.

Existem 4 etapas para sincronizar arquivos entre dispositivos. Primeiro, instale o aplicativo de armazenamento em nuvem em todos os seus dispositivos. A maioria dos serviços oferece aplicativos para desktops, laptops, tablets e smartphones. Segundo, habilite a sincronização automática. Esse recurso mantém seus arquivos atualizados em todos os dispositivos. Isso significa que sempre que você edita ou adiciona um arquivo em um dispositivo, ele é atualizado automaticamente em outros. Terceiro, organize seus arquivos em pastas compartilhadas. Use essas pastas para arquivos que você precisa acessar com frequência. Isso garante que documentos importantes estejam sempre disponíveis, não importa qual dispositivo você use.

6. Use Sincronização Seletiva

A sexta maneira é usar a sincronização seletiva. A sincronização seletiva permite que você escolha quais arquivos e pastas sincronizar com seus dispositivos. Ela otimiza o armazenamento e o desempenho.

Existem três cenários em que você precisa usar a sincronização seletiva. O primeiro é se sua capacidade de armazenamento em nuvem for limitada. Sincronize apenas os arquivos essenciais para economizar espaço em sua conta de armazenamento em nuvem. O segundo é se a capacidade de armazenamento do seu dispositivo for limitada. Evite encher o armazenamento do seu dispositivo sincronizando apenas os arquivos mais importantes. O terceiro é se o desempenho da rede do dispositivo não puder lidar com a sincronização completa sem problemas. Melhore o desempenho da rede sincronizando menos arquivos, o que reduz a carga de transferência de dados.

Configure a sincronização seletiva por meio do seu aplicativo de armazenamento em nuvem. Basta escolher as pastas e os arquivos de que você precisa em cada dispositivo e desmarcar os que não são necessários. Revise e ajuste regularmente suas configurações de sincronização para refletir a importância e relevância atuais de seus arquivos.

7. Restaure Arquivos para Versões Anteriores

A sétima maneira é restaurar arquivos para versões anteriores. O controle de versão de arquivo é um recurso que mantém várias versões de seus arquivos, permitindo que você reverta para um estado anterior. Esse recurso ajuda a recuperar de exclusões acidentais, alterações indesejadas ou corrupção de arquivos. A maioria dos provedores de armazenamento em nuvem oferecem controle de versão de arquivo em sua lista de recursos.

Existem três etapas simples para restaurar arquivos para versões anteriores. Primeiro, identifique o arquivo que você precisa restaurar. Acesse o histórico de versões por meio do seu aplicativo de armazenamento em nuvem ou da interface da web. Escolha a versão desejada com base na data e hora das edições anteriores. Segundo, restaure a versão selecionada. Confirme a restauração para substituir o arquivo atual pela versão anterior. Alguns serviços permitem que você mantenha as duas versões para referência.

Terceiro, monitore e gerencie regularmente o histórico de versões. Defina políticas de retenção, se disponíveis, para controlar por quantos dias as versões anteriores são mantidas. Isso ajuda você a encontrar o equilíbrio certo entre o uso de armazenamento e as necessidades de recuperação.

8. Compartilhe Seus Arquivos

A oitava maneira é compartilhar seus arquivos. Compartilhar arquivos por meio do armazenamento em nuvem simplifica a colaboração e garante que todos tenham acesso às versões mais recentes.

Existem quatro etapas para compartilhar seus arquivos. Primeiro, use links de compartilhamento para fornecer acesso aos arquivos que você deseja compartilhar. A maioria dos serviços de armazenamento em nuvem permite criar links compartilháveis para arquivos e pastas. Esses links são então enviados por e-mail, aplicativos de mensagens ou postados online.

Segundo, defina permissões apropriadas. Controle o acesso definindo permissões como acesso somente para visualização ou edição. Isso garante que apenas usuários autorizados possam fazer alterações em seus arquivos. Proteja os links compartilhados com senha, se possível. Adicionar uma senha aprimora a segurança, restringindo o acesso apenas a quem conhece a senha.

Terceiro, rastreie o acesso e a atividade. Use os recursos de rastreamento do serviço de armazenamento em nuvem para ver quem acessou ou modificou os arquivos. Isso ajuda a manter o controle e a segurança sobre seus dados compartilhados.

Quarto, revise regularmente os arquivos compartilhados. Remova o acesso para usuários que não precisam mais dele e atualize as permissões conforme necessário para garantir que os arquivos permaneçam nas mãos certas.

9. Colabore em Projetos

A nona maneira é colaborar em projetos. O armazenamento em nuvem permite que vários usuários trabalhem nos mesmos arquivos em tempo real para aprimorar a produtividade e compartilhar ideias, mesmo que as equipes estejam trabalhando remotamente.

Existem quatro etapas para colaborar em projetos via armazenamento em nuvem. Primeiro, use pastas compartilhadas para arquivos de projeto. Crie um local central para todos os documentos relacionados ao projeto, para que todos tenham acesso às versões mais recentes. Segundo, aproveite as ferramentas de colaboração em tempo real. Muitos serviços de armazenamento em nuvem oferecem recursos como edição ao vivo, comentários e atribuição de tarefas, o que permite que os membros da equipe trabalhem juntos perfeitamente. Terceiro, atribui níveis de acesso apropriados aos membros da equipe com base em suas funções. Isso ajuda a manter a ordem e a segurança nos arquivos do projeto. Quarto, use o histórico de versões e logs de atividades para monitorar edições e contribuições. Isso garante a responsabilidade e facilita a reversão para versões anteriores, se necessário.

10. Utilize Aplicativos Integrados

A décima maneira é utilizar aplicativos integrados. Aplicativos integrados são aplicativos que se conectam ao seu serviço de armazenamento em nuvem para adicionar ainda mais funcionalidade e simplificar fluxos de trabalho. Esses aplicativos permitem que você estenda seu armazenamento em nuvem além das capacidades básicas de armazenamento.

Existem três etapas para utilizar aplicativos integrados. Primeiro, conecte aplicativos relevantes à sua conta de armazenamento em nuvem. As integrações populares incluem pacotes de escritório, ferramentas de gerenciamento de projetos e plataformas de comunicação. Segundo, configure processos automatizados, como salvar anexos de e-mail diretamente no armazenamento em nuvem ou sincronizar tarefas de um aplicativo de gerenciamento de projetos. Terceiro, use os recursos de colaboração nos aplicativos integrados. Calendários compartilhados, listas de tarefas e documentos colaborativos melhoram a coordenação da equipe, pois são acessados e atualizados em tempo real.

11. Arquive Dados

A décima primeira maneira é arquivar dados. O arquivamento é o processo de mover arquivos que não são mais necessários para operações diárias para um local de armazenamento separado para retenção a longo prazo. Isso ajuda a gerenciar o armazenamento de longo prazo de arquivos importantes sem atrapalhar seu espaço de trabalho ativo.

Existem cinco etapas para arquivar dados. Primeiro, identifique os arquivos para arquivamento. Selecione documentos, imagens e outros arquivos que não são mais necessários para as operações diárias, mas devem ser retidos para referência futura ou conformidade. Segundo, crie uma pasta de arquivamento dedicada. Organize seus arquivos arquivados em uma estrutura de pastas separada dentro do seu armazenamento em nuvem. Rotule as pastas de forma clara com base no conteúdo ou data para fácil recuperação.

Terceiro, use planos de armazenamento de arquivamento, se disponíveis. Alguns provedores de armazenamento em nuvem oferecem planos especializados para armazenamento de dados de longo prazo a um custo menor. Quarto, defina políticas de retenção. Isso significa definir por quanto tempo os arquivos devem ser mantidos no arquivo e estabelecer um cronograma para revisar e eliminar dados desatualizados. Quinto, faça backup regularmente do seu arquivo. Certifique-se de que seus arquivos arquivados sejam incluídos em suas rotinas de backup para evitar perda de dados.

12. Use Senhas Fortes e MFA

A décima segunda maneira é usar senhas fortes e autenticação multifator (MFA) para proteger sua conta de armazenamento em nuvem. O MFA aprimora a segurança adicionando uma segunda forma de verificação à sua senha, como um código enviado para o seu telefone ou um aplicativo de autenticação.

Observe 3 melhores práticas para manter senhas fortes. Primeiro, crie uma senha forte e exclusiva para o login no seu portal de armazenamento em nuvem. Use uma combinação de letras, números e caracteres especiais e evite usar informações facilmente adivinhadas, como aniversários ou palavras comuns. Segundo, atualize regularmente sua senha. Isso ajuda a reduzir o risco de contas comprometidas decorrentes de eventos como violações de dados. Certifique-se de não reutilizar senhas em vários serviços. Terceiro, use um gerenciador de senhas. Um gerenciador de senhas é uma ferramenta que gera e armazena senhas complexas para você, o que permite usar senhas fortes sem medo de esquecê-las.

Combinar senhas fortes com MFA permite que você mantenha sua conta de armazenamento em nuvem segura contra acessos não autorizados.

Como Escolher o Plano Certo de Armazenamento em Nuvem?

Você escolhe o plano certo de armazenamento em nuvem mantendo em consideração 3 coisas importantes.

A primeira é a capacidade de armazenamento fornecida no plano. Escolha um plano que atenda às suas necessidades estimadas de armazenamento. Isso requer que você avalie o volume de dados e os tipos de dados que planeja armazenar. Os usuários pessoais geralmente exigem menos espaço, pois estão armazenando volumes menores de tipos de dados, como documentos, fotos e pequenos vídeos. As empresas geralmente precisam de armazenamento mais substancial para volumes maiores de tipos de arquivos maiores, como bancos de dados e extensas bibliotecas de mídia.

A segunda consideração são os recursos incluídos no plano de armazenamento em nuvem. As melhores marcas de armazenamento em nuvem oferecem recursos essenciais como sincronização de arquivos, compatibilidade com várias plataformas (Windows, macOS, Android, iOS) e ferramentas de colaboração. Verifique o site oficial do provedor para garantir que seus recursos atendam aos seus casos de uso pretendidos. Por exemplo, empresas que trabalham em projetos de equipe precisam de ferramentas avançadas de colaboração para permitir que vários usuários trabalhem em documentos simultaneamente.

A terceira é o preço. Considere seu orçamento e avalie o custo-benefício que o plano oferece. Os planos gratuitos normalmente são suficientes apenas para necessidades muito básicas. Os planos pagos fornecem mais espaço de armazenamento e melhor segurança e recursos, mas nem todos os planos pagos oferecem o mesmo custo-benefício. Alguns provedores de armazenamento em nuvem também oferecem assinaturas vitalícias que economizam dinheiro dos usuários a longo prazo.

Posso Fazer Backup de Fotos Usando o Armazenamento em Nuvem?

Sim, você pode fazer backup de fotos usando o armazenamento em nuvem. O armazenamento em nuvem fornece uma maneira conveniente e segura de armazenar e acessar suas fotos de qualquer lugar.

Escolha um serviço de armazenamento em nuvem que oferece amplo espaço de armazenamento e recursos de backup confiáveis. As opções populares incluem Google Drive, Dropbox e iCloud. Use o aplicativo de armazenamento em nuvem no seu dispositivo para fazer upload de fotos. Muitos serviços oferecem opções de backup automático para garantir que suas fotos sejam salvas regularmente sem intervenção manual. Organize sua coleção de fotos criando pastas e subpastas e use nomes e tags descritivos para facilitar a localização de imagens específicas posteriormente.

Fazer backup de suas fotos na nuvem as protege contra perda ou danos e permite que você as acesse de qualquer dispositivo com conexão à Internet. Para saber mais sobre casos de uso de armazenamento em nuvem, confira nosso artigo principal tudo sobre armazenamento em nuvem.

Quais São os Métodos de Backup para Armazenamento em Nuvem?

Existem 2 métodos de backup para o armazenamento em nuvem: backup incremental e backup diferencial. Ambos os métodos fornecem maneiras eficientes de proteger seus dados salvando apenas as alterações feitas nos arquivos, em vez de duplicar conjuntos de dados inteiros toda vez que um backup é executado. Isso economiza tempo e espaço de armazenamento.

O que é Backup Incremental?

O backup incremental é um método de backup que salva apenas as alterações feitas nos arquivos desde o último backup. Os backups incrementais atualizam apenas arquivos novos ou modificados, em vez de copiar todos os arquivos todas as vezes.

Por exemplo, se você fizer um backup completo na segunda-feira, um backup incremental na terça-feira salvará apenas as alterações feitas desde a segunda-feira. Outro backup incremental na quarta-feira salva apenas as alterações desde terça-feira.

Os backups incrementais são mais rápidos e exigem menos armazenamento em comparação com backups completos, mas são mais complexos para restaurar. Isso ocorre porque você precisa do último backup completo e de todos os backups incrementais subsequentes para recuperar seus dados.

O que é Backup Diferencial?

O backup diferencial é um método de backup que salva todas as alterações feitas nos arquivos desde o último backup completo. Isso é diferente dos backups incrementais, que salvam apenas as alterações desde o último backup de qualquer tipo.

Por exemplo, se você fizer um backup completo na segunda-feira, um backup diferencial na terça-feira salvará todas as alterações feitas desde a segunda-feira. Um backup diferencial na quarta-feira novamente salva todas as alterações feitas desde a segunda-feira, incluindo as de terça-feira.

Os backups diferenciais são mais rápidos do que os backups completos e mais simples de restaurar do que os backups incrementais. Isso ocorre porque você só precisa do último backup completo e do backup diferencial mais recente para recuperar seus dados. No entanto, eles crescem com o tempo à medida que mais alterações se acumulam, o que requer mais espaço de armazenamento em comparação com os backups incrementais.